Resmi Yazışmada Yapay Zeka Kullanımı Eğitimi

Eğitim Hakkında

Bu eğitim, kamu kurumları ve resmi yazışma yürüten kuruluşlardaki personelin yazı hazırlama ve evrak işlemlerinde üretken yapay zekayı yönetmeliğe uygun ve güvenli biçimde kullanması için tasarlanmış bir günlük uygulamalı programdır. Katılımcılar cevabi yazı taslağı, gelen evrak özeti, dosya planı kodu önerisi ve yazı kontrol listesini gerçekçi örneklerle çalışır.

Neden Bu Eğitim?

Hızlı Taslak. Cevabi yazı, üst yazı ve bilgi notu taslaklarını kurum üslubuna uygun biçimde çok daha kısa sürede hazırlayın.

Mevzuata Uyum. Resmi yazışma yönetmeliği, dosya planı ve imla kurallarını gözeten kontrol adımlarını iş akışına ekleyin.

Gizlilik Bilinci. Gizlilik dereceli evrak ve kişisel veriler için hangi aracın, nasıl kullanılabileceğini net olarak bilin.

“Yapay zeka taslağı hazırlar, evrakı özetler; yazıya güvenini, doğruluğunu ve imzasını ise onu hazırlayan kamu görevlisi verir.”

Ön Koşullar

Yazışma Deneyimi — Resmi yazı hazırlama veya gelen-giden evrak işlemlerinde görev almış olmak.
EBYS Aşinalığı — Kurumunuzda kullanılan elektronik belge yönetim sistemini temel düzeyde kullanabilmek.
Ofis Programları — Word ve e-posta programlarını günlük işlerde rahatça kullanabiliyor olmak.
Teknik Şart Yok — Yapay zeka veya bilişim bilgisi aranmaz; tüm uygulamalar adım adım yönlendirmeyle yapılır.

Eğitim İçeriği

Programın gün gün akışı aşağıdadır. Bir güne tıklayarak o günün modüllerini ve içeriklerini görebilirsiniz.

Günün hedefiResmi yazışma kurallarını yapay zeka kullanımıyla ilişkilendirmek, yazı taslakları hazırlamak, gelen evrakı özetleyip sınıflandırmak ve kontrol adımlarını uygulamak.

Modül 1

Resmi Yazışma Kuralları ve Yapay Zeka

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği
Resmi yazının bölümleri: sayı, konu, ilgi, metin ve ekler
EBYS, KEP ve e-imza ile elektronik evrak akışı
Üretken yapay zekanın evrak süreçlerindeki rolü ve sınırları
Gizlilik dereceli evrak ve yapay zeka araçlarına veri girişi
Demo: Gelen bir yazının özetlenmesi ve cevap taslağı

Modül 2

Yapay Zeka ile Resmi Yazı Taslağı Hazırlama

Üst yazı, cevabi yazı ve bilgi notu için prompt kalıpları
Resmi üslup, nezaket ifadeleri ve kurum terminolojisi
TDK Yazım Kılavuzu'na uygun imla ve noktalama kontrolü
İlgi tutma, ek listesi ve dağıtım bölümünün düzenlenmesi
Uzun ve karmaşık cümlelerin sadeleştirilmesi
Uygulama: Bir vatandaş başvurusuna cevabi yazı taslağı

Modül 3

Evrak Özetleme, Sınıflandırma ve Arşiv

Gelen evrakın konu, talep ve süre bilgilerinin çıkarılması
Standart Dosya Planı'na göre dosya kodu önerisi
Havale ve birim yönlendirmesinde yapay zeka desteği
Taranmış belgelerde OCR ile metin çıkarımı
Arşivde anlamsal arama ve benzer yazıların bulunması
Uygulama: Günlük gelen evrak için özet ve havale tablosu

Modül 4

Kontrol, Sorumluluk ve Kapanış

Yazı kontrol listesi: tarih, sayı, mevzuat atfı ve ekler
Mevzuat atıflarında uydurma bilgiye karşı doğrulama
İmza sahibinin sorumluluğu ve insan onayının yeri
Birim içi resmi yazı prompt kütüphanesi oluşturma
Eğitim değerlendirmesi ve Soru-Cevap oturumu
Kapanış ve katılım sertifikalarının takdimi

Eğitim Kazanımları

Kurallara Hakimiyet — Resmi yazışma yönetmeliğinin temel kurallarını yapay zeka destekli yazı hazırlama sürecine yansıtabileceksiniz.
Yazı Taslağı — Cevabi yazı, üst yazı ve bilgi notu taslaklarını resmi üsluba uygun biçimde hızla hazırlayabileceksiniz.
Dil ve İmla — Metinleri TDK yazım kurallarına göre kontrol ettirip karmaşık cümleleri sade ve anlaşılır hale getireceksiniz.
Evrak Özeti — Gelen evraktaki konu, talep ve süre bilgilerini hızla çıkarıp düzenli özet tabloları oluşturabileceksiniz.
Dosyalama Desteği — Standart Dosya Planı'na uygun kod önerileri ve havale yönlendirmesi için yapay zekadan destek alabileceksiniz.
Bilgi Doğrulama — Mevzuat atıflarını, tarih ve sayı bilgilerini kontrol listesiyle doğrulayarak hatalı yazıların önüne geçeceksiniz.
Gizlilik Uyumu — Gizlilik dereceli evrak ve kişisel veriler için güvenli kullanım kurallarını tereddütsüz uygulayabileceksiniz.
Prompt Kütüphanesi — Biriminizde sık hazırlanan yazılar için ekip arkadaşlarınızla paylaşabileceğiniz hazır kalıplar oluşturacaksınız.

Kimler İçin Uygundur?

Kamu kurumlarında yazı işleri ve evrak birimi personeli
şefler
uzmanlar
özel kalem ve sekreterya çalışanları ile resmi yazışma yürüten idari personel.

Sıkça Sorulan Sorular

Resmi Yazışma ve Evrak Süreçlerinde Yapay Zeka Kullanımı Eğitimi kimler için uygundur?

Program; kamu kurumlarında yazı işleri ve evrak birimi personeli, şefler, uzmanlar, özel kalem ve sekreterya çalışanları ile resmi yazışma yürüten tüm idari personel için tasarlanmıştır.

Eğitim ne kadar sürer ve hangi formatta verilir?

Eğitim 1 tam gün sürer ve 4 modülden oluşur. Kurumun tercihine göre Digital Vizyon Akademi sınıflarında, kurum lokasyonunda veya online olarak gerçekleştirilir.

Yapay zeka ile hazırlanan resmi yazılar doğrudan kullanılabilir mi?

Hayır. Eğitimde yapay zeka çıktısının yalnızca taslak olduğu, tarih, sayı, mevzuat atfı ve içeriğin kontrol listesiyle doğrulanması ve yazının sorumluluğunun imza sahibinde kaldığı özellikle vurgulanır.

Gizlilik dereceli evraklarda yapay zeka kullanılabilir mi?

Eğitimde gizlilik dereceli evrak ve kişisel veri içeren belgelerin genel kullanıma açık araçlara girilmemesi gerektiği, kurumun onayladığı ve bilgi güvenliği gerekliliklerini karşılayan çözümlerin nasıl değerlendirileceği ayrıntılı olarak ele alınır.

Eğitim kurumumuzun EBYS sistemine göre uyarlanabilir mi?

Evet. Eğitim öncesi görüşmede kurumun kullandığı EBYS, sık hazırlanan yazı türleri ve dosya planı uygulamaları belirlenir; örnekler ve prompt kalıpları bu yapıya göre hazırlanır.

Sertifikalandırma

Bu eğitim Katılım Sertifikası ile tamamlanır.

Eğitim başında “Ön Test”, bitiminde “Son Test” uygulanarak gelişim ölçümlenir. Değerlendirme formunu dolduran katılımcılar sertifikalarını alır. Sertifikanızın geçerliliğini Sertifika Sorgulama sayfasından doğrulayabilirsiniz.

Örnek Sertifika